⚡ Resposta rápida: do vendedor pedimos documento de identidade com CPF, certidão de estado civil emitida há pouco tempo e um conjunto de certidões que mostram se ele responde por dívidas ou processos. Do imóvel pedimos a matrícula atualizada, a negativa de IPTU e, em condomínio, a declaração de quitação. Do comprador, identidade, CPF, estado civil e comprovante de residência (mais documentos de renda, se houver financiamento). Desde 2015 a lei dispensa boa parte dessas certidões, mas nós levantamos assim mesmo. É o que impede que uma dívida antiga do vendedor apareça depois e coloque a compra em risco.

Por que pedimos certidões que a lei já não exige

Essa é a pergunta que mais ouvimos de quem está vendendo: “para que tanta certidão, se está tudo limpo na matrícula?”.

A pergunta faz sentido. O artigo 54 da Lei 13.097/2015, reforçado pela Lei 14.382/2022, criou o chamado princípio da concentração: o que não está averbado na matrícula do imóvel não pode ser oposto a quem compra de boa-fé. O texto vai além e diz expressamente que, para a validade do negócio, não se exigem certidões forenses nem de distribuidores judiciais, apenas as fiscais e as de propriedade e ônus. O Superior Tribunal de Justiça já vinha na mesma direção com a Súmula 375.

Na prática, porém, sobram brechas que ninguém quer descobrir depois de assinar:

• Falência e recuperação judicial têm regra própria (artigos 129 e 130 da Lei 11.101/2005). Vendedor que é sócio ou empresário merece uma checagem a mais.
• Fraude contra credores (artigo 158 do Código Civil) continua sendo discutida em juízo, e quem responde ao processo é o comprador, mesmo que no fim ele ganhe.
• Bancos não compram essa tese. Em financiamento, o jurídico da instituição pede a lista completa e trava a liberação se faltar uma linha.
• Certidão positiva quase sempre vira negociação, não vira briga. Encontrada antes da escritura, vira um acerto no contrato. Encontrada depois, vira advogado.

Resumindo a nossa posição: a lei protege o comprador de boa-fé, mas processo judicial ganho ainda custa tempo e dinheiro. Preferimos gastar duas semanas conferindo papel a explicar dois anos depois por que ninguém conferiu.

Documentos pessoais do vendedor e do comprador

Os dois lados apresentam praticamente a mesma coisa:

• Documento de identidade. Hoje a identidade oficial é a CIN, a Carteira de Identidade Nacional, que usa o CPF como número único. O RG no modelo antigo continua válido até 28 de fevereiro de 2032, então não é preciso correr para trocar. CNH e passaporte também servem, desde que estejam dentro da validade e tragam o CPF.
• CPF. Não existe mais aquele cartãozinho separado. O número vem no próprio documento de identidade.
• Certidão de estado civil atualizada. Nascimento, para solteiro. Casamento, para casado, separado, divorciado ou viúvo, sempre com as averbações. Os cartórios costumam aceitar a emitida nos últimos 90 dias. É o documento que mais atrasa escritura, porque quase ninguém tem a versão recente em casa.
• Pacto antenupcial registrado, se o casamento não for pela comunhão parcial.
• Escritura ou contrato de união estável, quando houver. A companheira ou o companheiro entra na escritura conforme o regime adotado.
• Comprovante de endereço e profissão. O tabelionato precisa qualificar as partes na escritura.
• Autorização do cônjuge. Pelo artigo 1.647 do Código Civil, quem é casado não vende imóvel sozinho, exceto no regime de separação absoluta de bens. O cônjuge assina a escritura e apresenta as mesmas certidões do vendedor.

Se alguém vai assinar por procuração, ela precisa ser pública, com poderes expressos para vender, receber e dar quitação. Nós conferimos também se ela continua válida e se quem outorgou está vivo, porque a procuração se extingue com a morte do outorgante. Já vimos negócio parar nesse detalhe.

As certidões do vendedor, uma a uma

Quase todas saem pela internet, em minutos, e a maioria é gratuita. Nós levantamos e lemos, uma por uma, antes de levar o negócio adiante.

Certidão	O que ela mostra	Onde sai
Débitos federais (Receita Federal e PGFN, unificada)	Dívidas de tributos federais e de contribuição previdenciária	Receita Federal: Certidão de Débitos Federais, gratuita
Cível e criminal da Justiça Estadual	Ações que podem alcançar o patrimônio do vendedor	TJRS: Emissão de Antecedentes e Certidões. No RS, a certidão de 1º grau cobre todas as comarcas. Vendedor que mora em outro estado pede também no tribunal de lá
Justiça Federal	Execuções fiscais e ações federais	TRF4: Certidão Judicial (Justiça Federal no RS, SC e PR)
Justiça do Trabalho e CNDT	Reclamatórias em andamento e dívidas trabalhistas já definidas	TRT4: Portal de Certidões (ações em andamento) e TST: CNDT (dívidas trabalhistas)
Protesto	Títulos protestados em nome do vendedor	CENPROT: consulta gratuita em todo o Brasil. A certidão oficial sai no tabelionato de protesto
Interdição, tutela e curatela	Se a pessoa tem plena capacidade para vender	Certidão de nascimento ou casamento atualizada, pelo Portal do Registro Civil. A interdição aparece averbada nela
Tributos municipais em nome do vendedor	Dívidas com a prefeitura	Prefeitura do município. Em Dois Irmãos: Certidão Negativa de Débitos (autoatendimento)
Indisponibilidade de bens (CNIB)	Ordem judicial que bloqueia a venda	CNIB: Central Nacional de Indisponibilidade de Bens, também consultada pelo tabelião

Vendedor que é pessoa jurídica tem uma lista extra: contrato social com as alterações, certidão de falência e recuperação judicial, regularidade do FGTS e certidões em nome dos sócios. É onde mora o risco maior, e é onde somos mais chatos.

A matrícula é o documento mais importante de todos

Se você só puder olhar um papel antes de comprar, olhe a matrícula atualizada, com inteiro teor e ônus, emitida nos últimos 30 dias. Ela não é o carnê do IPTU nem a escritura antiga guardada na gaveta. É a certidão do Registro de Imóveis, e ela conta a vida inteira do imóvel.

Hoje dá para pedir online, pelo RI Digital, o portal oficial dos cartórios de registro de imóveis, sem ir ao balcão, mesmo que o imóvel fique em outra cidade. Nela conferimos:

• quem é o proprietário atual, e se bate com quem está vendendo;
• hipoteca, alienação fiduciária, penhora, arresto, usufruto, indisponibilidade;
• ações judiciais averbadas;
• se a construção está averbada, ou seja, se a casa existe no registro e não só no terreno;
• área, confrontações e histórico de transmissões.

Imóvel financiado ainda pode ser vendido. Só é preciso organizar a quitação e a baixa da alienação fiduciária na matrícula, o que costuma acontecer no mesmo dia da escritura, com o banco participando do ato.

Documentos do imóvel

Documento	Por que importa
Certidão de matrícula atualizada	Prova a propriedade e revela qualquer ônus
Certidão negativa de IPTU e de débitos do imóvel	O tabelião exige para lavrar a escritura
Declaração de quitação do condomínio	Dívida de condomínio acompanha o imóvel (artigo 1.345 do Código Civil). Sem essa declaração, a conta antiga vira sua
Habite-se e averbação da construção	Evita comprar um imóvel que, no registro, é só um terreno
Contas de luz, água e gás	A dívida é do titular, não do imóvel, mas pendência trava a troca de titularidade
Imóvel rural: CCIR, ITR, CAR e georreferenciamento	Sem eles o registro simplesmente não acontece

Escritura, ITBI e registro: a ordem certa das coisas

1. Levantamento dos documentos e das certidões. É aqui que os problemas aparecem, enquanto ainda dá para resolver.
2. Contrato. Proposta aceita vira compromisso de compra e venda, com valores, prazos, condições e o que acontece se alguém desistir.
3. ITBI. O imposto de transmissão é municipal e, salvo acordo diferente, é pago pelo comprador antes da escritura. A alíquota está na lei de cada município. A base de cálculo é o valor real da transação: em 2022, no Tema 1113, o STJ decidiu que a prefeitura não pode arbitrar previamente um valor de referência próprio nem usar o valor venal do IPTU como piso.
4. Escritura pública, no tabelionato de notas. É obrigatória quando o imóvel vale mais de 30 salários mínimos, hoje R$ 48.630,00 (artigo 108 do Código Civil). Em financiamento bancário, o contrato do banco já faz as vezes de escritura. Quem mora longe pode assinar por videoconferência, pelo sistema e-Notariado dos cartórios.
5. Registro no Registro de Imóveis. O passo que quase todo mundo subestima. Escritura na mão não torna ninguém dono. Só o registro transfere a propriedade (artigo 1.245 do Código Civil). Enquanto o título não sobe para a matrícula, o imóvel ainda é do vendedor para todos os efeitos.

Quem paga o quê

Custo	De quem é, por praxe
Certidões do vendedor e do imóvel	Vendedor
ITBI	Comprador
Escritura pública	Comprador
Registro da escritura na matrícula	Comprador
Imposto de renda sobre o ganho de capital	Vendedor
Comissão de intermediação	Conforme o contrato assinado com a imobiliária

Nada disso é regra de ferro. Tudo pode ser negociado, desde que fique escrito no contrato antes da assinatura, e não combinado por mensagem depois.

O imposto que o vendedor paga

Vender por mais do que custou gera ganho de capital, tributado entre 15% e 22,5%, com pagamento até o último dia útil do mês seguinte ao da venda. Existem isenções que muita gente desconhece:

• venda de único imóvel por até R$ 440.000,00, se o vendedor não tiver vendido outro nos cinco anos anteriores;
• venda de imóvel residencial com o dinheiro aplicado na compra de outro residencial no país em até 180 dias, benefício que só pode ser usado uma vez a cada cinco anos;
• fatores de redução por tempo de propriedade, que derrubam bastante a conta de imóveis antigos.

Fazemos as contas junto com você antes de fechar o preço, mas quem assina a apuração é o seu contador. Vale ter esse número na mesa desde o começo, porque ele muda o quanto a venda realmente rende.

Prazos: quanto tempo isso leva

Certidão tem validade curta, e é comum vencerem no meio do processo. A matrícula costuma valer 30 dias. Certidões de nascimento e casamento, 90. As demais variam entre 30 e 90 dias. Se a negociação se alongar, refazemos as que venceram, sem custo extra de correria de última hora.

Com documentação em ordem e pagamento à vista, o caminho da proposta até o registro leva algo entre três e seis semanas. Com financiamento, conte de 45 a 90 dias, porque entram a análise de crédito, a avaliação do imóvel pelo banco e o jurídico da instituição.

👣 O que fazer agora

Se você vai vender:

1. Localize a matrícula do imóvel (número e cartório) e o último carnê de IPTU.
2. Providencie a certidão de casamento ou nascimento atualizada. É o item que mais atrasa.
3. Se o imóvel ainda tem financiamento, peça ao banco o saldo devedor para quitação.
4. Se está alugado, avise a imobiliária antes de anunciar. A locação tem regras próprias nessa hora.
5. Nos mande os documentos por WhatsApp. Cuidamos do levantamento das certidões.

Se você vai comprar:

1. Peça a matrícula atualizada antes de dar qualquer sinal. Antes, não depois.
2. Em condomínio, peça a declaração de quitação assinada pelo síndico ou pela administradora.
3. Se for financiar, adiante a aprovação de crédito. Ela define o seu prazo e o seu limite real.
4. Reserve, além do preço, o valor do ITBI, da escritura e do registro.
5. Depois de assinar a escritura, registre. Guarde a matrícula com o seu nome nela.

📄 O que diz a lei

• Artigo 1.245 do Código Civil: a propriedade de imóvel se transfere pelo registro do título no Registro de Imóveis.
• Artigo 108 do Código Civil: escritura pública é essencial acima de 30 salários mínimos.
• Artigo 1.647 do Código Civil: quem é casado precisa da autorização do cônjuge para vender, salvo separação absoluta de bens.
• Artigo 1.345 do Código Civil: quem compra responde pelas dívidas de condomínio do imóvel.
• Artigo 54 da Lei 13.097/2015, com a redação da Lei 14.382/2022: o que não consta da matrícula não pode ser oposto a quem compra de boa-fé.
• Súmula 375 do STJ: reconhecer fraude à execução depende do registro da penhora ou da prova de má-fé do comprador.
• Tema 1113 do STJ: a base do ITBI é o valor real da transação, e não um valor de referência fixado pela prefeitura.
• Decreto 10.977/2022 e Lei 14.534/2023: o CPF passou a ser o número único de identificação, e a CIN substitui gradualmente o RG.

❓ Perguntas frequentes

Uma certidão saiu positiva. O negócio acabou?
Quase nunca. Positiva só significa que existe alguma coisa registrada, e muitas vezes é dívida parcelada, processo sem relação com patrimônio ou homônimo. Lemos o conteúdo, pedimos a certidão de objeto e pé quando necessário e avaliamos o risco real. O que não fazemos é ignorar.

Se a lei diz que a matrícula basta, por que ainda pedir certidão do vendedor?
Porque a proteção da lei vale para quem compra de boa-fé, e provar boa-fé em juízo é bem mais fácil quando existe uma pasta com tudo o que foi conferido, com data. As certidões também protegem o vendedor: fecham a porta para alegações futuras de que ele escondeu alguma coisa.

O RG antigo ainda vale?
Vale até 28 de fevereiro de 2032. Depois disso, só CIN, CNH ou passaporte. Como a CIN usa o CPF como número, o campo “RG” foi deixando de existir nos formulários.

Preciso ir pessoalmente ao cartório?
Não necessariamente. Dá para assinar por procuração pública ou por videoconferência, pelo e-Notariado. Já atendemos vendedores em outro estado e fora do país dessa forma.

Posso assinar o contrato de compra e venda digitalmente?
Sim. Usamos assinatura eletrônica com certificação e trilha de auditoria. Explicamos como funciona aqui. A escritura pública, essa continua sendo ato de tabelionato.

Só tenho contrato de gaveta. Consigo vender?
Não da forma direta. Se a matrícula está em nome de outra pessoa, é preciso regularizar a cadeia antes, e isso leva tempo. Traga os documentos para avaliarmos o caminho antes de anunciar o imóvel.

Quem levanta tudo isso?
Nós. Você nos passa os dados, e nós pedimos, lemos, organizamos e apontamos o que precisa ser resolvido. Você recebe a pasta completa junto com o parecer do que encontramos, em linguagem que dá para entender.

Última revisão: setembro de 2026. Leis, exigências dos cartórios e endereços dos sites oficiais mudam. Revisamos esta página periodicamente; se algum link não abrir, avise pelo WhatsApp.

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